Hàng tồn kho là gì? Kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho

Mặc dù kinh doanh trong lĩnh vực nào thì hầu hết các doanh nghiệp đều sở hữu kho hàng riêng. Và hàng tồn kho, được xem là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong chu kỳ sản xuất và kinh doanh. Vậy hàng tồn kho là gì? Cũng như kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho hiệu quả. Cùng khám phá các chiến lược và phương pháp quản lý hàng tồn kho để nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp qua bài viết sau đây nhé.

Tổng quan về hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là bao gồm các sản phẩm, nguyên liệu, vật liệu mà doanh nghiệp lưu trữ trong kho để sử dụng trong sản xuất hoặc đang chờ bán ra. Dễ hiểu hơn thì hàng tồn kho chính là những mặt hàng mà doanh nghiệp sản xuất dự trữ để bán và những thành phần khác tạo ra sản phẩm.

Dựa vào Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, hàng tồn kho là những tài sản:

• Là những sản phẩm được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
• Là những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
• Là nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng, bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung ứng, chi phí lưu kho, và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt hỗ trợ doanh nghiệp duy trì sự cân bằng giữa cung và cầu. Bên cạnh đó tối ưu hóa chi phí và cải thiện hiệu suất kinh doanh.

Hàng tồn kho được phân loại 

Xét theo đặc điểm hàng hoá

Dựa vào đặc điểm và mục đích sử dụng hàng lưu kho phân thành 4 loại:

• Nguồn vật tư: thường sẽ là các đồ dùng văn phòng, dầu, bóng đèn, nhiên liệu, và các vật liệu làm sạch máy,…. Tất cả những vật tư này đều cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất hàng ngày.
• Nguyên liệu thô: là các nguyên vật liệu chưa qua chế biến. Được các doanh nghiệp giữ lại để sản xuất trong tương lai hoặc đã mua và đang trên đường vận chuyển.
• Bán thành phẩm: Gồm các sản phẩm đã đưa vào sản xuất tuy nhiên chưa hoàn tất, hoặc đã hoàn tất nhưng chưa được kiểm định.
• Thành phẩm: Gồm các sản phẩm đã hoàn tất và sẵn sàng để bán ra thị trường.

Xét theo chủng loại hàng hoá

• Hàng mua về để bán là những mặt hàng đang trên đường vận chuyển, hàng bất động sản, hàng gửi đi để gia công hay chế biến.
• Sản phẩm dở dang là các sản phẩm sản xuất dang dở và chưa hoàn thiện, hoặc đã hoàn thiện tuy nhiên chưa được nhập kho theo quy định.
• Thành phần và thành phẩm gồm các sản phẩm chưa được lắp ráp hoàn chỉnh hoặc sản phẩm cuối cùng đã sẵn sàng đang được gửi đi bán.
• Nguyên liệu và vật liệu được nhập về để dùng trong sản xuất hoặc để gia công hàng xuất khẩu. 
• Công cụ và dụng cụ có thể đang tồn kho hoặc đã được gửi đi để gia công. Gồm những mặt hàng đã mua và đang trên đường vận chuyển.

Tham khảo: Chốt đơn hàng là gì? Công việc chốt đơn gồm những gì?

Các kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho hiệu quả 

Định kỳ kiểm tra hàng tồn trong kho

Hàng tồn kho luôn gắn liền với hoạt động sản xuất và kinh doanh, và thường xuyên biến động theo nhu cầu và quy trình sản xuất. Để quản lý hiệu quả, việc kiểm kê định kỳ là rất cần thiết nhằm theo dõi chặt chẽ và cập nhật tình hình hàng hóa. Kiểm kê giúp phát hiện các điểm bất thường và có hướng giải quyết kịp thời để duy trì sự chính xác và tối ưu trong quản lý kho.

Trong quá trình kiểm kê, cần chú trọng kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có, đồng thời rà soát các mặt hàng bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, hoặc mất mát. Sau khi thu thập thông tin thực tế, so sánh các số liệu này với lịch sử dữ liệu để phát hiện các sai lệch. Dựa trên kết quả kiểm kê, các nhà quản lý đánh giá tình hình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để ngăn chặn tổn thất trong tương lai, đảm bảo hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí.

Sử dụng mã vạch để quản lý hàng hoá tồn kho hiệu quả

Một giải pháp hiệu quả để quản lý hàng hóa tồn kho, giúp cải thiện độ chính xác và tiết kiệm thời gian kiểm soát đó chính là sử dụng mã vạch. Sử dụng mã vạch giúp ban quản lý dễ dàng để theo dõi từng sản phẩm từ khi nhập kho cho đến khi xuất bán. Mỗi sản phẩm được gắn một mã vạch duy nhất, việc quét mã cho phép hệ thống cập nhật thông tin về số lượng, vị trí và trạng thái của hàng hóa ngay lập tức.

Sử dụng mã vạch nhằm giảm thiểu lỗi do ghi chép thủ công và khả năng theo dõi chính xác. Nhân viên chỉ cần quét mã vạch để ghi nhận việc nhập kho, xuất kho hoặc chuyển hàng, cung cấp dữ liệu thời gian thực về tồn kho. Giúp nhanh chóng phát hiện các sai lệch, hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và dự báo nhu cầu. Nâng cao khả năng quản lý kho, giảm thiểu chi phí và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho là một bước đột phá quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý kho cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi, kiểm soát và phân tích hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả. Với khả năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, phần mềm cho phép doanh nghiệp nắm bắt thông tin về số lượng hàng hóa, vị trí lưu trữ và tình trạng sản phẩm ngay lập tức.

Các tính năng như tự động hóa việc nhập liệu, phân tích xu hướng tồn kho, và báo cáo chi tiết giúp giảm thiểu lỗi do ghi chép thủ công và nâng cao khả năng dự báo nhu cầu. Phần mềm cũng hỗ trợ trong việc tối ưu hóa quy trình đặt hàng, quản lý chuỗi cung ứng và cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng khi cần thiết. Nhờ vào những lợi ích này, doanh nghiệp không chỉ tăng cường hiệu quả hoạt động mà còn giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Trên đây là những kiến thức liên quan đến hàng tồn kho là gì mà iCall.asia muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những thông tin kiến thức liên quan đến hàng tồn kho. Hỗ trợ tốt việc quản lý hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp của mình.

iCall - Chúng tôi là chuyên gia cung cấp Giải pháp tự phục vụ, Gọi không dây, Xếp hàng tự động...Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.