Doanh nghiệp hiện nay có nên lắp đặt tổng đài ảo hay không?

Các doanh nghiệp có nên lắp đặt tổng đài ảo hay không? Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp thắc mắc khi đứng trước sự bùng nổ của các công nghệ viễn thông hiện đại. Với nhu cầu liên lạc và quản lý thông tin ngày càng cao như hiện nay. Tổng đài ảo đang nổi lên như một giải pháp hiệu quả cho việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. 

Tìm hiểu các tính năng chính của tổng đài ảo 

Chăm sóc và phục vụ khách hàng trên đa kênh giúp nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khách hàng. Và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, tập trung vào nhiệm vụ chính, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình làm việc.

Định tuyến các cuộc gọi đến đúng bộ phận hoặc tổng đài viên phù hợp để hỗ trợ khách hàng kịp thời. Ngoài ra còn được tối ưu với lời chào tự động và yêu cầu giữ máy. Khách hàng cảm thấy được quan tâm ngay cả khi phải chờ đợi.

Tự động quay số gọi ra (Auto dialer) hữu ích cho các chiến dịch gọi ra ngoài (Outbound) của bộ phận Sales & Marketing. Giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Theo dõi và quản lý theo thời gian thực tế, cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động của trung tâm cuộc gọi. Nắm bắt được hiệu suất làm việc, khả năng đáp ứng cuộc gọi của nhân viên, các chỉ số SLA (Service Level Agreement), AHT (Average Handling Time),… 

Lắp đặt tổng đài ảo thật sự có cần thiết cho doanh nghiệp

Hiệu quả trong quá trình quản lý nhân viên

Hệ thống tổng đài cho phép quản lý dễ dàng, theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên thông qua các công cụ như ghi âm và chấm điểm cuộc gọi. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được chất lượng từng cuộc gọi, từ đó xây dựng các kịch bản chăm sóc khách hàng phù hợp hơn. Nhờ đó, chất lượng dịch vụ được cải thiện, đồng thời tăng cường tính chuyên nghiệp trong hệ thống chăm sóc khách hàng.

Giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian

Nhờ hệ thống tổng đài giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân lực và thời gian khi có khả năng xử lý hàng trăm, thậm chí hàng ngàn cuộc gọi mỗi ngày. Điều này không chỉ giảm thiểu chi phí liên lạc mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực tài chính. Một yếu tố đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nguồn vốn hạn chế.

Tối ưu hóa các quy trình quản lý -chăm sóc khách hàng

Với các tính năng thông minh như ghi chú cuộc gọi, ghi lại lịch sử tương tác và tích hợp với các hệ thống CRM,…Hệ thống tổng đài ảo giúp các doanh nghiệp quản lý và chăm sóc khách hàng một cách toàn diện hơn. Các công việc theo dõi chi tiết lịch sử giao tiếp, duy trì mối quan hệ với khách hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. 

Có tính linh hoạt và làm việc từ xa dễ dàng

Dịch vụ khách hàng 24/7 đang trở thành xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp ngày càng chú trọng. Với sự hỗ trợ của hệ thống tổng đài ảo, các doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ khách hàng không giới hạn thời gian. Đồng thời linh hoạt trong việc làm việc ngoài văn phòng. Nhờ tính năng cài đặt ở các múi giờ khác nhau, tổng đài ảo giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng ở mọi nơi và mọi lúc, nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bên cạnh đó, hệ thống này cho phép nhân viên dễ dàng tương tác và làm việc cùng đồng nghiệp bất kể vị trí địa lý nào. 

Những điều cần lưu ý trước khi lắp đặt tổng đài ảo 

• Trước khi quyết định lắp đặt tổng đài ảo, doanh nghiệp cần đánh giá rõ nhu cầu cụ thể, quy mô nhân viên, và khối lượng cuộc gọi dự kiến. 
• Khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý khác như CRM, ERP hoặc các công cụ hỗ trợ khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. 
• Tổng đài ảo cần có khả năng linh hoạt để dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Hỗ trợ các công việc thêm nhân viên, nâng cấp tính năng, và điều chỉnh quy trình khi cần thiết.
• Phải có các biện pháp bảo mật chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin cuộc gọi, tránh nguy cơ bị tấn công hoặc rò rỉ thông tin.
• Tổng đài ảo hoạt động dựa trên kết nối internet, do đó cần đảm bảo có đường truyền mạng ổn định và đủ mạnh. Để tránh tình trạng gián đoạn, mất kết nối trong quá trình sử dụng.
• Cần tính toán kỹ chi phí ban đầu, các gói dịch vụ thuê bao hàng tháng, và phí duy trì để đảm bảo phù hợp với ngân sách.
• Nên xem xét kỹ về chất lượng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp, bao gồm các chính sách bảo hành, bảo trì, và hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng.

Tham khảo: Giá vốn hàng bán là gì? Hướng dẫn cách tính giá vốn hàng bán

Lời kết  

Việc lắp đặt tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong thời điểm các đối thủ cạnh tranh ngày càng gay gắt và nhu cầu chăm sóc khách hàng ngày càng cao. Tuy nhiên, quyết định có triển khai hệ thống này hay không phụ thuộc vào quy mô, nhu cầu cụ thể và khả năng tài chính của từng doanh nghiệp. Tổng đài ảo hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc vừa nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ khách hàng. Vì vậy, đây là một lựa chọn đáng cân nhắc để doanh nghiệp cải thiện hoạt động và tạo sự khác biệt trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Hy vọng qua bài viết này của iCall, bạn đọc đã có cái nhìn rõ ràng hơn và giải đáp được câu hỏi “Doanh nghiệp hiện nay có nên lắp đặt tổng đài ảo hay không?”.Với những lợi ích vượt trội về hiệu quả vận hành, quản lý và chăm sóc khách hàng. Tổng đài ảo sẽ là giải pháp hiện đại mà doanh nghiệp nên cân nhắc để nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình làm việc.

iCall - Chúng tôi là chuyên gia cung cấp Giải pháp tự phục vụ, Gọi không dây, Xếp hàng tự động...Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.